製作成品前,先做個樣子給大家看,這東西可稱之為草案。不一定漂亮、不一定完整,但它能以最快的速度接近成品,也能馬上發現問題,從中改善缺點,避免在大量產出成品之後才發現錯誤,因此草案能有效降低試錯的成本。
以在公司上班的小職員來說,這其實是最安全的做法。因為越早和主管取得共識會越安全,如果不先提出共識而貿然開始工作,往往勞心勞力、事倍功半。有草案在手,就像航海圖的起始點,至少雙方都能確定「從這裡開始」,乘風破浪比較不會在海上迷失方向。
草案往往也因為不夠成熟,它會被罵、被修、被否定,但那也正是討論開始的證明。另外,比起口頭描述,拿出草案給對方的感覺會截然不同,顯得更具體且更有誠意──不僅在態度上更能令人感受到具有克服難題的意識,同時也方便大家在腦力激盪的過程中,討論出更多的新點子。
不過如何把整理好的資料做成草案,書裡也提出了四個要點:
1.使用條列式的整理工具(像word或筆記本)。
2.一開始就要寫下目的和條件,包含為甚麼做、期限是甚麼。
3.想到什麼,就寫什麼,就算是主管可能會反對的部分,也要不管三七二十一的寫下來。
4.將所寫的內容按照順序拆解成事實、推測、行動,因為這三者是不一樣的架構,但人們很容易無意識地將其混為一談。
草案寫好之後,也要先自行對製作完的草案進行check:
1.有沒有用5W1H的(Why:為什麽?What:什麽?When:何時?Where:何處?Who:誰?How:如何?)
2.有沒有加入自己的意見?單純只是描述現況是不夠的,還需要加入自己的意見。
3.有沒有加入足以成為企劃核心的問題?
4.有沒有把事實、推測、意見分開?
5.抽象的內容&具體的內容的篇幅比例是否妥當?抽象是以模糊的概念來說明;具體則是根據資料或數字等事實來說話,讓雙方取得平衡,將更有說服力。
6.觀眾是否可以理解架構?構想可以標新立異,但架構如果不夠簡單,就無法傳達關鍵的內容,對方容易有看但沒有懂。
7.內容會不會過於空洞?
不需要一開始就很完美,草案的價值在於開始和被看見,只要願意先動手,討論自然會跟上,方向也會隨著討論越來越清楚。 另外,寫草案不但能協助事情順利整合,也能讓團隊運轉得更加流暢。與團隊夥伴一起撰寫專案報告書,集體衝刺一個目標,一起晚下班吃宵夜變胖,更容易產生團隊向心力。有了革命情感的戰友,應該會成為不管發生什麼事都能不為所動的堅強團隊,這也算是寫草案的額外Bonus吧。
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